Chez Neomedias Agence Marketing Web, nous avons travaillé avec des entreprises de tout genre et nous avons remarqué quelque chose qui se produit fréquemment. Notre livrable est à une date X, mais nous n’avons reçu aucune documentation à la date en question… Sans compter les imprévus qui retardent tel que les fautes d’orthographe, les réponses lentes et nous en passons.  Voici en 5 trucs pour accélérer le processus lorsque vous travaillez avec une agence.

1- Remettre votre documentation pertinente avant les délais

Nous n’avons pas de boule de cristal (nous avons un Google Home par contre qui fait semblant d’avoir une boule de cristal), donc on ne peut pas deviner le contenu ou les images que vous voulez utiliser que ce soit pour votre site, boutique en ligne, gestions des médias sociaux, etc. Maintenant dans nos contrats, il est clairement indiqué, que vous devez nous remettre les accès, les images, logo, textes, inventaires, charte des couleurs et autres documents pertinents avant que nous commencions le projet. Tant et aussi longtemps que ces fichiers ne sont pas remis, nous ne travaillons pas sur vos projets. Pouvez-vous croire que certains entrepreneurs et grandes entreprises attendent à la toute dernière minute pour nous donner ce que nous avons besoin pour commencer et nous font des reproches si ce n’est pas livré à la date. Remettez à temps vos documents dans un dossier Google Drive (nous adorons travailler avec la suite Google qui permet réellement de rendre le processus rapide et facile). 

2- S‘assurer de la qualité de vos textes

Parfois, nous recevons votre contenu avec tellement de fautes (nous avons déjà vu quelqu’un écrire ses textes avec des kekoikomment, etc.) et des structures de phrases décalées que nous sommes obligé de faire appel à un correcteur ou une correctrice en sous-traitance pour vous assurer la qualité de vos textes. Une ou deux coquilles ça peut arriver, mais faites attention. Chaque fois que nous devons faire appelle à quelqu’un d’externe pour la correction des textes, nous pouvons ajouter un délai d’environ 1 semaine si le correcteur n’est pas trop occupé. Le plus lent que nous avons vu, deux semaines. C’est à vous de prévoir un Français impeccable si vous voulez que votre projet fini se termine dans les délais. Nous le passons à Antidote, toutefois s’il y a plus qu’un travail du logiciel à faire au niveau de la correction, nous préférons envoyer vos documents et textes non-corrigé à un professionnel. Nous sommes des professionnels du web, du marketing et de sa mécanique, pas linguiste ou professeur de français. C’est pourquoi, nous avons le souci d’envoyer vos textes à des professionnels lorsqu’ils ne sont pas de qualité.

3- Répondre rapidement lorsque nous vous demandons un document

Parfois, nous pouvons attendre de votre part un document pendant des jours voir des semaines. Anecdote: le client est parti en vacances, sans nous avertir. Nous avons perdu notre temps pendant 2 semaines à attendre après le dit document et la personne à son retour nous demande pourquoi son projet n’est pas terminé? Avez-vous la réponse? Il ne nous a tout simplement pas fait suivre le document ni la personne ressource à qui s’adresser en cas d’absence. Et sans avoir mis de répondeur à jour, ni de message dans ses courriels.

4- Limitez les personnes responsables

Choisissez une personne responsable qui communiquera avec nous. En prenant une personne responsable, le processus sera plus cordial, nous pourrons créer un lien avec la personne responsable et cela évitera tout conflit entre l’agence et l’entreprise. Prenez les décisions ensemble en équipe et communiquer avec nous les décisions qui ont été prises.

5- Soyez organisé

Finalement, soyez organisé. Être bien organisé va accélérer le processus et les délais. Si vous n’êtes pas organisé, vous avez sûrement de la difficulté à garder le cape et à déléguer car tout est partout. En ayant des dossier bien organisé sur votre ordinateur, pour vous, il sera plus facile de nous transmettre les informations nécessaires que ce soit pour votre boutique en ligne ou la gestion de vos médias sociaux. Par la suite, votre organisation va également vous rendre plus productif. En ayant des dossier bien organisé sur votre ordinateur, pour vous, il sera plus facile de nous transmettre les informations nécessaires que ce soit pour votre boutique en ligne ou la gestion de vos médias sociaux.

De notre côté, il y a des imprévus qui peuvent aussi ralentir le processus tel que:

Les logiciels non-compatibles avec vos demandes.
Lorsque vous avez été plusieurs à avoir touchés à un site et que le code est brisé.
Lorsque vous écrivez ou téléphonez tous par exemple à Josianne, alors qu’il y a Jean-Philippe, Simon, Yanna et Henry de disponible pour répondre à vos questions. Nous travaillons en équipe et nous sommes tous au courant de vos dossiers. Si un de nous est malade, nous avons accès à votre dossier. Il ne faut pas se gêner. Nous sommes tous super sympathique. Donc si Josianne est malade ou absente, il y a encore 4 autres personnes pour vous répondre. N’oubliez pas que nous sommes humain.

Il y aurait également d’autres raisons pourquoi le processus peut être plus long, mais nous vous avons mis les causes principales qui reviennent le plus souvent.

Nous espérons que ce court billet vous aidera à coopérer avec l’agence marketing web avec lequel vous désirez travailler. Chez Neomedias c‘est notre façon de faire les choses. Les entreprises et entrepreneurs qui sont organisés, qui limitent les personnes responsables à une, qui nous remettent des documents impeccables et dans les délais, sans oublier leur collaboration irréprochable ont du succès et nous permettent de respecter les délais.

 

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